我們事務所的運作及工作流程

市面上經常有非君子流言,意思是說黃先生“只接案子不辦案子!” 這個行業龍蛇混雜,黃先生能夠立足是憑個人實力以及團隊的支持,也感謝廣大的同學們和朋友支持。其實道理很簡單,團隊中的幾位持牌移民顧問願意留在事務所作為僱員,一定有他們的原因。而黃先生事務所能夠留得住他們,除了工資之外一定有其他更重要的因素。在這裡,讓我們簡簡單單介紹一下我們事務所的運作及工作流程。

  1.  與客人初步的面談一定由黃先生親自主持,只有很少數的例外,即取得客戶同意之後,由事務所的合夥人蘇先生見客。關於這一點,所有曾經來過我們事務所諮詢的同學或朋友們,不論事後是否最終成為我們的客戶,都會有親身的體驗。
  2. 黃先生堅持與客戶直接交流,因為這樣才可以掌握到客戶的第一手資料,在充分了解客戶的背景之後對症下藥。在這方面,他的角色是助手們不可以替代的。
  3. 在面談開始的時候,客戶往往急於將問題先提出來,但是在充分了解客戶背景之前,黃先生是沒有可能提供有意義的回應。所以,黃先生常常引用 “洋蔥” 作為例子,引導客戶由問題的最表面一層一層探討下去,最後去到核心!而事實也都證明,這個方法是十分有效的,最後客戶也都是認同的。
  4. 多年來,黃先生與客人見面的時候,都是用紙筆做記錄的,由2012 年春天開始,我們的會議室加添了大型平板電視,與我們的電腦系統連上了,所以所有客戶的資料已經用電子存案了。而會議的筆錄也都會打印一份出來,最後讓客人拿走,作為記錄。
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  6. 黃先生的角色是在充分了解客戶的背景之後,提供解決方案,給予選擇。再根據每個選擇,評核利弊,再進一步解答客戶提出的任何疑問。即是說,決定權在客戶手中。
  7. 在客戶明白了黃先生的提議,甚至給予認同,黃先生也都會鼓勵客戶考慮清楚之後再行動。換句話說,客戶完全不用擔心會被催促之下簽合約。
  8. 客戶付的 $50 元諮詢費,前台一定會簽發正式收據給予保存。如果客戶 30 天之內與我們簽合約,$50 元諮詢費會在費用中扣除。
  9. 客戶經過初步諮詢後,仍有進一步問題,黃先生歡迎他們使用電郵諮詢甚至乎再約時間見面,但是不會另外收取諮詢費。
  10. 每一個個案我們都會與客戶簽正式的合約,即 Retainer Agreement,與客戶簽約的一定是黃先生本人。
  11. 每一個個案我們都會用 IMM5476 Use of a Representative,作為這個個案的法律代表人。絕大部分的情況之下,這張 IMM5476 是由黃先生籤的。
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  13. 在與客戶簽合約之後,黃先生會根據他們個案的性質,給予一系列的文件清單和指引,幫助客戶一步一步的準備。最重要的是,我們公司是使用 OFFICIO 軟件處理客戶文件的,每一個客戶都會經過 OFFICIO 系統與我們溝通。
  14. 以上提及的一系列文件清單和指引,是黃先生集合多年來的實戰經驗親手編寫出來的,內容是一針見血,容易理解和跟從,因為黃先生堅信如果客戶沒有充分的了解,是不可能給予配合的。
  15. 當策略定下了,客人認同了,下一步黃先生的團隊就會參與這個個案的進行。在這方面,團隊的隊員每個人都有自己的專長,也都有受過黃先生的親自培訓,他們的參與是施行黃先生已經定下來的策略,打個比方,路軌已經被黃先生鋪設了,隊員帶著客戶就跟著路軌向前進發。
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  17. 我們的客戶應該很清楚以上的工作安排。打個比如,如果是一個帶有同居副申請人的CEC 申請,我們就由兩個隊員參與,一位是跟進CEC 的表格填寫和資料收集,另外一位就是準備支持兩人關係真實性的文件。最重要的是,他們全程是向黃先生負責的,有什麼特別問題是有責任主動請教黃先生的。最後,向客人負責的一定是黃先生。
  18. 或者會有人問,案子是否由黃先生處理的嗎?這個答案是肯定的,因為團隊隊員的角色只是提供輔助,黃先生才是決策人。打個比方,他們每一位都是黃先生額外的一雙手,全部由同一個腦袋控制。
  19. 或者會有人問“我見過其他顧問,他們說整個案子由頭到尾都是他們一個人親自處理的,如果我聘用黃先生,可否跟他們一樣親自處理一切呢?” 在黃先生帶領下,其事務所是走團隊制的,一來可以更加快的完成個案,二來可以薪火相傳,將寶貴的經驗傳授給隊員,在扶持後輩方面黃先生是絕不介意的,也都是沒有保留的。黃先生認為,很多基本的功夫,例如表格要求的申請人個人資料,即姓名,出生日期,住址……等等,這樣基本的資料,助手應付有餘。從另外一個角度看,如果任何人向你說 “整個案子都是我一個人親自處理噢”,你相信嗎?
  20. 當案件準備完畢,我們一定邀請客人來辦公室親自檢閱所有文件,讓他們滿意之後我們才寄出。
  21. 我們將申請寄出之前,一定會留下整套 PDF 副本,客戶如有需要,我們會電郵給客戶保存。
  22. 我們與 UPS 有商業戶口,他們每天下午定期來我們辦公室拿走文件,同時我們會提供 Tracking Number 給客戶作為交代。