我们事务所的运作及工作流程

市面上经常有非君子流言,意思是说黄先生 “只接案子不办案子!” 这个行业龙蛇混杂,黄先生能够立足是凭个人实力以及团队的支持,也感谢广大的同学们和朋友支持。其实道理很简单,团队中的几位持牌移民顾问愿意留在事务所作为雇员,一定有他们的原因。而黄先生事务所能够留得住他们,除了工资之外一定有其他更重要的因素。在这里,让我们简简单单介绍一下我们事务所的运作及工作流程。

  1. 与客人初步的面谈一定由黄先生亲自主持,只有很少数的例外,即取得客户同意之后,由事务所的合伙人苏先生见客。关于这一点,所有曾经来过我们事务所咨询的同学或朋友们,不论事后是否最终成为我们的客户,都会有亲身的体验。
  2. 黄先生坚持与客户直接交流,因为这样才可以掌握到客户的第一手资料,在充分了解客户的背景之后对症下药。在这方面,他的角色是助手们不可以替代的。
  3. 在面谈开始的时候,客户往往急于将问题先提出来,但是在充分了解客户背景之前,黄先生是没有可能提供有意义的回应。所以,黄先生常常引用 “洋葱” 作为例子,引导客户由问题的最表面一层一层探讨下去,最后去到核心!而事实也都证明,这个方法是十分有效的,最后客户也都是认同的。
  4. 多年来,黄先生与客人见面的时候,都是用纸笔做记录的,由 2012 年春天开始,我们的会议室加添了大型平板电视,与我们的电脑系统连上了,所以所有客户的资料已经用电子存案了。而会议的笔录也都会打印一份出来,最后让客人拿走,作为记录。
  5. 黄先生的角色是在充分了解客户的背景之后,提供解决方案,给予选择。再根据每个选择,评核利弊,再进一步解答客户提出的任何疑问。即是说,决定权在客户手中。
  6. 在客户明白了黄先生的提议,甚至给予认同,黄先生也都会鼓励客户考虑清楚之后再行动。换句话说,客户完全不用担心会被催促之下签合约。
  7. 客户付的 $50 元咨询费,前台一定会签发正式收据给予保存。如果客户 30 天之内与我们签合约,$50 元咨询费会在费用中扣除。
  8. 客户经过初步咨询后,仍有进一步问题,黄先生欢迎他们使用电邮咨询甚至乎再约时间见面,但是不会另外收取咨询费。
  9. 每一个个案我们都会与客户签正式的合约,即 Retainer Agreement,与客户签约的一定是黄先生本人。
  10. 每一个个案我们都会用 IMM5476 Use of a Representative,作为这个个案的法律代表人。绝大部分的情况之下,这张 IMM5476 是由黄先生签的。小部分的情况是得到客户同意之下,由事务所的合伙人苏先生签署。
  11. 在与客户签合约之后,黄先生会根据他们个案的性质,给予一系列的文件清单和指引,帮助客户一步一步的准备。最重要的是,我们公司是使用 OFFICIO 软件处理客户文件的,每一个客户都会经过 OFFICIO 系统与我们沟通。
  12. 以上提及的一系列文件清单和指引,是黄先生集合多年来的实战经验亲手编写出来的,内容是一针见血,容易理解和跟从,因为黄先生坚信如果客户没有充分的了解,是不可能给予配合的。
  13. 当策略定下了,客人认同了,下一步黄先生的团队就会参与这个个案的进行。在这方面,团队的队员每个人都有自己的专长,也都有受过黄先生的亲自培训,他们的参与是施行黄先生已经定下来的策略,打个比方,路轨已经被黄先生铺设了,队员带着客户就跟着路轨向前进发。
  14. 我们的客户应该很清楚以上的工作安排。打个比如,如果是一个带有同居副申请人的 CEC 申请,我们就由两个队员参与,一位是跟进 CEC 的表格填写和资料收集,另外一位就是准备支持两人关系真实性的文件。最重要的是,他们全程是向黄先生负责的,有什么特别问题是有责任主动请教黄先生的。最后,向客人负责的一定是黄先生。
  15. 或者会有人问,案子是否由黄先生处理的吗?这个答案是肯定的,因为团队队员的角色只是提供辅助,黄先生才是决策人。打个比方,他们每一位都是黄先生额外的一双手,全部由同一个脑袋控制。
  16. 或者会有人问 “我见过其他顾问,他们说整个案子由头到尾都是他们一个人亲自处理的,如果我聘用黄先生,可否跟他们一样亲自处理一切呢?” 在黄先生带领下,其事务所是走团队制的,一来可以更加快的完成个案,二来可以薪火相传,将宝贵的经验传授给队员,在扶持后辈方面黄先生是绝不介意的,也都 是没有保留的。黄先生认为,很多基本的功夫,例如表格要求的申请人个人资料,即姓名,出生日期,住址……等等,这样基本的资料,助手应付有余。从另外一个角度看,如果任何人向你说 “整个案子都是我一个人亲自处理噢”,你相信吗?
  17. 当案件准备完毕,我们一定邀请客人来办公室亲自检阅所有文件,让他们满意之后我们才寄出。
  18. 我们将申请寄出之前,一定会留下整套 PDF 副本,客户如有需要,我们会电邮给客户保存。
  19. 我们与 UPS 有商业户口,他们每天下午定期来我们办公室拿走文件,同时我们会提供 Tracking Number 给客户作为交代。